Polityka przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO, przekazujemy informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych.

Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii, identyfikator internetowy. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność wykonywana na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest realizowana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest Spółdzielnia Socjalna „Sąsiedzi” reprezentowana przez Zarząd Spółdzielni – tj.  Prezesa Mateusza Sobieszczuka oraz Członka Zarządu Wiesławę Bronacką  z siedzibą w Pieniężnie (14-520) przy ul. Braniewskiej 12 F.

Jak się możesz z nami skontaktować?

Z administratorem możesz się skontaktować:

• tradycyjną pocztą pod adresem: Spółdzielnia Socjalna „Sąsiedzi” 14-520 Pieniężno ul.Braniewska 12 F

• poprzez e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
• telefonicznie: 519-644-238

Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, którym jest Dariusz Stanicki. Z Inspektorem można skontaktować się poprzez:

•  tradycyjną pocztę pod adresem: Spółdzielnia Socjalna „Sąsiedzi” 14-520 Pieniężno ul. Braniewska 12 F;

•  e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Z Inspektorem Ochrony Danych możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych przez administratora oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem

Cele, dla których przetwarzamy dane osobowe.

Przetwarzamy dane osobowe przede wszystkim w celach wykonywania zadań  własnych Spółdzielni Socjalnej „Sąsiedzi” , zadań zleconych  oraz zadań powierzonych na podstawie zawartych porozumień i umów i wynikających z przepisów prawa, m.in.: ustawy o samorządzie gminnym,  podatku od nieruchomości, podatkach i opłatach lokalnych, ochronie środowiska, pomocy społecznej, Prawa Zamówień Publicznych, Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz innych przepisów w zakresie realizacji zadań administratora.

W zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania danych, podstawy prawne ich przetwarzania, w tym udostępniania oraz okresy ich przechowywania. Zbieramy tylko te dane, które są konieczne do realizacji celu, np. żeby załatwić sprawę, którą do nas kierujesz.

Jaką mamy podstawę prawną przetwarzania danych osobowych?

Nasza podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych będzie zależeć od konkretnego celu, dla którego je zebraliśmy. Podstawę prawną przetwarzania najczęściej stanowić będzie niezbędność do:

• wypełniania określonego obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa i ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 9 ust. 2 lit. b RODO);

• zawarcia i realizacji umowy np. na wykonanie usługi lub dostawy, a także w przypadku działań zmierzających do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

W szczególnych sytuacjach podstawę prawną przetwarzania danych osobowych może stanowić Twoja dobrowolnie wyrażona zgoda w zakresie i celu wskazanym w treści zgody, np. w sytuacji, gdy podanie danych nie jest obowiązkiem prawnym ale może ułatwić lub przyspieszyć komunikację w sprawie, którą do nas kierujesz.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Czas, przez jaki możemy przechowywać dane osobowe, jest uzależniony od celu przetwarzania oraz podstawy prawnej stanowiącej dla nas legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych:

• gdy przetwarzamy dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na ciążący na nas obowiązek wynikający z przepisu prawa, okres przetwarzania danych określają te przepisy;

• gdy przetwarzamy dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania realizowanego zadania, okres przechowywania danych określają przepisy prawa, przy czym okres ten może ulec skróceniu w przypadku wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie udzielonej nam zgody, okres przetwarzania trwa do momentu realizacji celu lub wycofania tej zgody;

• gdy przetwarzamy dane osobowe w związku z wykonaniem umowy, okres przetwarzania trwa do momentu realizacji umowy lub jej rozwiązania.

Wybrane dane osobowe możemy przechowywać po upływie ww. okresów, przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami

Niektóre sytuacje związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Korespondencja e-mailowa

W przypadku wysłania do nas korespondencji za pośrednictwem poczty e-mail, poczty tradycyjnej oraz niezwiązanej z zawartą z nadawcą umową, dane zawarte w tej korespondencji będą przez nas przetwarzane w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczą. Przetwarzamy jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja, w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo.

Podstawą prawną przewarzania danych osobowych jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane osobowe będziemy przechowywali do czasu załatwienia sprawy, którą do nas kierujesz.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak odmowa ich podania może skutkować utrudnieniem lub uniemożliwieniem załatwienia kierowanej do nas sprawy.

Wykonywanie umów.

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przekazujemy na etapie zawierania umowy.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest umowa oraz niezbędne czynności podjęte przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Dane osobowe przetwarzane w związku z wykonaniem umowy przechowujemy do momentu realizacji umowy lub jej rozwiązania, następnie dane przechowujemy do upływu okresów wynikających z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy, a odmowa ich podania będzie skutkowała brakiem możliwości zawarcia umowy

Kiedy i w jaki sposób udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim?

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w szczególności organy nadzorujące przestrzeganie prawa, organy regulacyjne i inne organy administracji publicznej w związku z wymogami obowiązujących przepisów prawa i w sposób zgodny z tymi przepisami oraz strony i uczestnicy postępowań lub organy właściwe do załatwienia sprawy na mocy przepisów prawa;

• zaufane podmioty współpracujące z nami w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w tym w szczególności dostawcy usług systemów informatycznych, banki, kurierzy, operatorzy pocztowi, kancelarie prawne;
• osobom lub podmiotom na Twoje żądanie, na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody.

Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa jest obowiązkowe. W pozostałych sytuacjach podanie danych jest dobrowolne, ale może być warunkiem niezbędnym do realizacji celu przetwarzania, m.in. w sytuacji, gdy dane te są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Gdy podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda, podanie danych jest zawsze dobrowolne. Udzieloną zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Czy przekazujemy dane do państw trzecich?

Nie przekazujemy danych osobowych poza EOG.

Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, każdej osobie przysługują prawa wynikające z przepisów RODO.

• Prawo dostępu do danych osobowych oraz do otrzymania ich kopii.

Każdej osobie, która wnosi żądanie dostępu do danych osobowych, przekazujemy informacje o przetwarzaniu jej danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane i planowanym terminie usunięcia danych. Przekazujemy również kopię przetwarzanych danych osobowych, jeśli wnioskodawca wniesie takie żądanie.

• Prawo sprostowania (poprawiania) danych osobowych.

Każdej osobie przysługuje prawo aktualizowania swoich danych osobowych oraz dokonywania zmian, jeśli dane osobowe, którymi my dysponujemy są nieprawidłowe lub niekompletne.

• Prawo żądania usunięcia danych.

Z prawa do usunięcia danych osoba, której dane dotyczą, może skorzystać wyłącznie, gdy ich przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane. Zwracamy uwagę, że prawo do usunięcia danych nie przysługuje, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa  lub w celu wykonania umowy.

• Prawo do ograniczenia przetwarzania.

Każdej osobie przysługuje prawo żądania ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych. Przysługuje ono, gdy:

• • osoba kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych - na okres pozwalający nam sprawdzić ich prawidłowość;
  • osoba zgłasza sprzeciw wobec usunięcia przez nas jej danych;
  • osoba potrzebuje, abyśmy przechowywali jej dane osobowe, ponieważ są jej potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W razie zgłoszenia takiego żądania ograniczymy się wyłącznie do przechowywania danych osobowych dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia ich przetwarzania, z wyjątkiem operacji, na które osoba, której dane dotyczą wyrazi nam zgodę oraz z zastrzeżeniem, że wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych nie wpływa na tok i wynik postępowania.

• Prawo do sprzeciwu.

Każda osoba może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach związanych z wykonaniem zadania realizowanego w przypadku, gdy jej dane przetwarzamy w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, a jej sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazła. Taki sprzeciw powinien zawierać uzasadnienie.

• Prawo do przenoszenia danych.

Prawo do przenoszenia danych przysługuje wówczas, gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody lub zawartej umowy, oraz gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób zautomatyzowany. Osobie, która wniesie żądanie, przekażemy jej dane dostarczone przez nią w formacie pozwalającym na odczyt przez komputer lub prześlemy je na jej żądanie innemu podmiotowi, jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po naszej stronie, jak również po stronie tego innego podmiotu.

• Prawo wycofania zgody.

W przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody, każda osoba może w dowolnej chwili wycofać swoją zgodę. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na legalność przetwarzania danych osobowych przeprowadzonego przed jej wycofaniem. Informujemy o tym prawie w momencie zbierania zgody i umożliwiamy wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono.

• Prawo do wniesienia skargi.

Każda osoba ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzając jej dane osobowe naruszamy przepisy RODO (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw.

W sprawach związanych z realizacją przysługujących praw w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych prosimy o kontakt bezpośrednio z nami lub z naszym Inspektorem Ochrony Danych.

Jeżeli nie będziemy w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek na podstawie dokonanego zgłoszenia, zwrócimy się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Z uwagi na ochronę prywatności i zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych w przypadku odmowy udzielenia dodatkowych informacji zastrzegamy sobie prawo do nie realizacji wniosku.

Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny).

Ze względu na bezpieczeństwo danych zachęcamy do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.

Odpowiedzi udzielamy za pośrednictwem poczty tradycyjnej, w przypadku, gdy wniosek zostanie złożony drogą elektroniczną lub jeśli zażądano przekazania odpowiedzi w tej formie.

Odpowiedzi na żądanie udzielamy w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu poinformujemy wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia.

Przechowujemy informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności z RODO oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń osób, których dane przetwarzamy, będącego naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Czy i kiedy możliwe są zmiany niniejszej Polityki przetwarzania danych osobowych?

Polityka przetwarzania danych osobowych jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od dnia 1 kwietnia 2022 r